Keşif görüşmesine hazırlanmak: 7 maddelik checklist

Önümüzdeki haftalarda bir ajansla keşif görüşmesine oturacaksanız bu yazıdaki 7 madde, 30 dakikayı somut karara dönüştürür. Bir ajansla ilk görüşme genelde “biz kimiz, neye ihtiyacımız olabilir” turundan oluşur. 30 dakika kısa bir süredir; iki taraf da hazırlıksız geldiğinde tur tanışmayla biter, kararlar sonraki sprintlere ötelenir. Hazırlıklı geldiğinizde aynı 30 dakika kapsam, ekip uyumu ve bir sonraki adımın ne olacağı sorularına net cevap üretir. Bu yazı, bizimle ya da herhangi bir ortakla yapacağınız keşif görüşmesinden önce yanınızda hazır bulundurmanızı önerdiğimiz yedi maddeyi anlatıyor. Aşağıdaki yedi madde, 30 dakikayı 60 dakikalık verimliliğe dönüştürüyor.

İlk üç madde “siz” hakkında: son 12 ayın temel hedef metrikleri, son 12 ayın bütçesi (kabataslak) ve en güçlü/zayıf kanalınız. Sonraki üç madde “proje” hakkında: bekleyen sorun listesi, daha önce denediğiniz alternatifler ve iç ekip kapasiteniz. Yedinci madde uyum hakkında: bütçe aralığınız ve takvim beklentiniz. Listenin sonunda, ortak tarafının (yani bizim) hangi belgeleri yanında getirmesi gerektiğini de paylaşıyoruz; çünkü hazırlık tek taraflı olursa yine tanışma turuna döner.

Bir not: aşağıdaki maddelerin tümü ya da bir kısmı ticari sır olabilir. Görüşme öncesi karşılıklı bir NDA imzalamak standart pratiktir; talep ettiğinizde 24 saat içinde imzalı bir NDA’yı geri yolluyoruz. NDA’sız konuşmayı tercih ediyorsanız bracket-seviye sayılar (örn. “yıllık pazarlama bütçesi 100-300k TL aralığında”) çoğu zaman yeterli oluyor.

1) Son 12 ayın temel hedef metrikleri

“Büyümek istiyoruz” cümlesi keşif görüşmesinin en sık duyduğumuz açılışı; en az faydalı olanı da o. Hangi metriği büyütmek istediğinizi söyleyemediğiniz sürece, doğru ortağın kim olduğu da belirsiz kalıyor. Bir performans ekibi mi, bir veri ekibi mi, bir ürün ekibi mi gerekiyor — kararı veren tek şey hangi sayının yukarı çıkacağı.

İdeal hazırlık formatı: son 12 ayın çeyrek bazlı dört sayısı + bu yıl için hedef. Hangi metriklerin gündeminizde olduğu işinize göre değişir; ama çoğu B2B ve B2C ekipte aşağıdaki beş başlık yeterli oluyor.

• Gelir: Mutlak ciro veya MRR/ARR (varsa). Çeyrek üzerinden eğri.
• Talep oluşturma metriği: MQL sayısı (B2B), ücretli müşteri edinimi (B2C), uygulama indirme (mobil).
• Birim ekonomisi: CAC (kanal başına kırılım), LTV, geri ödeme süresi (payback period).
• Tutundurma: Müşteri retention oranı (3/6/12 ay) veya net dollar retention.
• Kanal başına attribution: Organik, ücretli arama, ücretli sosyal, e-posta, doğrudan, referral payları.

Sayıların kesin olması şart değil; “yaklaşık 1,2 milyon TL ARR, son çeyrek %18 büyüme, CAC ortalama 1.500 TL” demek bile büyük fark yaratıyor. Beş kişilik bir tablo (metrik, geçen yıl, son çeyrek, bu yıl hedef) kafanızda ne varsa toplamak için yeterli. Bu tabloyu görüşmeye girerken paylaşmıyor olsanız bile yanınızda bulundurmanız, bizden çıkacak önerinin temellenebilmesi için kritik. Aksi halde sohbet “sizin sektörünüzde tipik olan şu” üzerinden ilerliyor; bu da işe yaramayan bir genelleme.

2) Son 12 ayın bütçesi (kabataslak)

İkinci madde, bütçe büyüklüğünü konuşulabilir hâle getirmek. Pek çok ekip bütçeyi gizli tutar — bunun haklı bir tarafı var (rekabet bilgisi) — ama tedarikçi tarafı için “büyüklük sırası” (order-of-magnitude) bilgisi olmadan teklif yapmak imkansız. 50.000 TL’lik bir aylık operasyon ile 500.000 TL’lik bir engagement birbirinden tamamen farklı ekip yapıları gerektiriyor. Bütçeyi söylemediğinizde size yanlış ekibi öneriyoruz; sonra ortaya çıktığında 30 dakika geri yatırılmıyor.

Bracket-seviye sayılar yeterli. Aşağıdaki kırılım formatı çoğu ekip için kullanışlı.

• Pazarlama bütçesi (yıllık): 100-300k TL / 300k-1m TL / 1-3m TL / 3m+ TL.
• Yazılım/araçlar (aylık): Hangi araçlar (CDP, MAP, analytics, deneme platformu), kaba aylık tutar.
• Dış ekip / ajans harcaması (yıllık): Mevcut ortakların toplam yıllık payı.
• İç ekip maliyeti (kafa sayısı yeterli): Pazarlama, ürün, mühendislik kaç kişi.

Üç şeyi unutmayın: 1) Bütçe ne kadar büyükse o kadar geniş çözüm seti açıyor; ne kadar dar olursa odak o kadar netleşiyor. 2) Bracket-seviye gizlemek “isim verme, yalnızca aralık paylaş” anlamına gelir; bu zaten NDA gerektirmiyor. 3) Bütçenin %20-30’u aralığında öneriler bekleyin; zaten o aralığın dışında çıkan teklifler iki tarafın da zamanını boşa harcıyor. Bütçe sınırını “test etmek” için gizli tutmak çoğu zaman ters tepiyor; çünkü bizim cevabımız da, sayılar netleşince ekip yapısını yeniden tasarlamak ile kalan saatleri rastgele harcamak arasında değişiyor.

3) En güçlü ve en zayıf kanalınız

Üçüncü madde, kanal portföyünüzün şeklini netleştirmek. “En çok hangi kanaldan müşteri kazanıyorsunuz” sorusunu sorduğumuzda en sık aldığımız cevap “hepsi karışık” oluyor. Karışık değil; çoğu ekipte üç-dört kanaldan biri %60+ pay alıyor, biri ise sürekli kaynak yiyip karşılığını veremiyor. Görüşmenin nereye odaklanacağını belirleyen şey bu iki kanal.

Objektif olarak nasıl belirlenir:

• En güçlü: En düşük CAC + en yüksek LTV/payback bileşimine sahip kanal. Atıf modeliniz first-touch / last-touch / multi-touch hangisi olursa olsun, üç ayrı atıf altında da en üstte çıkıyorsa o kanal güçlü demektir.
• En zayıf: Kanal başına maliyet outcome’un altında olan ya da CAC payback süresi 18 ayı geçen kanal. Burada “iptal etmek” anlamına gelmiyor; “bu kanal mevcut hâliyle çalışmıyor, yeniden tasarlanması ya da küçültülmesi gerekiyor” anlamı taşıyor.

Bunun keşif görüşmesinde değeri şu: güçlü kanalı “katlamak” mı istiyorsunuz, yoksa zayıf kanalı “yeniden kurmak” mı? Bu iki seçenek farklı ekip ve farklı bütçe dağılımı gerektiriyor. İlki performans optimizasyonu engagement’ı (deneme, atıf modelini iyileştirme, inceleme), ikincisi ise stratejik bir reset (kanal seçimi, içerik mimarisi, atıf yeniden kurma). Hangi yola gireceğinizi söylemek görüşmeyi 15 dakikada işe yarar bir tartışmaya çeviriyor. Bu tür kanal portföy analizini sürekli müşteri çalışmalarımızda nasıl yürüttüğümüzü strateji ve içgörü sayfamızda anlattık.

4) Bekleyen sorun listesi

Dördüncü maddeden itibaren proje tarafına geçiyoruz. Her ekibin görmezden gelinen 3-5 maddesi vardır — yapılacaklar listesinde duran ama kimsenin sahiplenip bitiremediği bloker’lar. Bunları görüşme öncesi yazıya dökmeniz, görüşmenin pratik kısmını üretiyor.

Format önerimiz, her madde için üç satır:

• Durum: Şu an ne oluyor, kim etkileniyor, kaç kişi/kaç müşteri.
• Denenen: Şimdiye kadar ne denediniz, ne kadar zaman ve para gitti.
• Etki: Çözüldüğünde ne değişir; çözülmediğinde 6 ay sonra ne olur.

Örnek bir madde: “MAP’imiz Klaviyo, e-posta tetiklemeleri yarısı patlıyor. Üç hafta önce destek ekibi ile iki ayrı seans yapıldı, çözülmedi. Şu an haftalık 800 abandoned cart e-postası gönderemiyoruz; tahmini etki çeyrek başına ~150k TL kayıp gelir.” Bu üç satırda, doğru ortağın kim olduğunu söylemek mümkün: Klaviyo ekosistemine derin tanıdık biri mi, yoksa daha geniş mimari bakacak biri mi.

3-5 maddeden çok ya da az olmasın; çoksa öncelik sıralaması yapın. Az ise diğer ekip üyelerinden de toplayın — pazarlama, ürün, mühendislik, müşteri başarı. Her ekibin kendi listesi farklı çıkar; ortaklarınız öncelikli kesişimde duranlar olmalı.

5) Daha önce denediğiniz alternatifler

Beşinci madde, bizim için en faydalı olanı. Aynı problemi daha önce çözmeye çalıştıysanız (kendi ekibiniz, başka bir ajans, sub-agency, freelancer ya da iç hackathon), onu söylemediğiniz takdirde size aynı çözümü öneriyoruz; sonuç olarak iki tarafın da bir-iki ay sonra tanıdık bir hayal kırıklığı yaşıyor.

Hangi alternatifleri yazmanız faydalı:

• Tedarikçi denemeleri: Hangi araçları/platformları test ettiniz, ne kadar sürdü, neden bırakıldı (fiyat, performans, ekip uyumu).
• Önceki ortaklar: Hangi ajans/freelancer ile ne kadar süre çalıştınız, çıkarken neyi öğrendiniz.
• İç dener: Ekibinizin kendi başına denediği yaklaşımlar (örn. “üç ay önce kendi attribution modelimizi yazmaya çalıştık, mühendislik kapasitesi yetmedi”).
• Ne işe yaramadı, neden: En kritik bilgi. “Vendor X ile çalıştık, customer support yavaştı” yerine “vendor X’in identity resolution’u ekibimizin event şemasıyla uyumlu değildi; üç hafta debug sonrası bıraktık” gibi sebep-sonuç.

Bu listenin görüşmedeki etkisi büyük: 5 dakikada hangi yolların kapandığını öğreniyoruz, kalan 25 dakikada zaten denenmemiş seçeneklere bakıyoruz. Bu listeye sahip olmayan görüşmelerde, bir ay sonra “ah, biz onu zaten denemiştik” cümlesi en sık duyduğumuz geri bildirim. Önceden açtığınızda, sıfırdan başladığımız bir slayttan kaçınıyoruz.

6) İç ekip kapasiteniz

Altıncı madde, “kim hangi işi yapacak” sorusunu önceden netleştirmek. Aynı kapsam, ortağın işi sahiplenmesi (ownership) ile boşlukları doldurması (gap-filling) arasında çok farklı şekiller alır. Ekibinizde kim olduğunu bilmediğimiz sürece engagement modelini doğru çıkaramıyoruz.

Görüşmeye getirin:

• Kafa sayısı + roller: Pazarlama, ürün, veri, mühendislik tarafında kaç kişi, hangi seniorityde.
• Yetkinlik haritası: Kim hangi araçları kullanabiliyor (örn. “veri ekibinde dbt yazabilen 1 kişi var, ama warehouse migration’a kapasitesi yok”).
• Zaman kapasitesi: Bu engagement için ekipten haftada toplam kaç saat ayrılabiliyor (gerçekçi olun, “hepsi” değil).
• Karar verici: Sözleşme imzalayan, kapsam değiştirebilen, bütçeyi serbest bırakan kişi. (Bunu daha sonra ayrı bir madde olarak da ele alacağız.)

İç ekibiniz güçlüyse engagement “boşlukları dolduran” şekle bürünüyor; biz spesifik bir alanda derinlik getiriyoruz, ekibiniz operasyonu götürüyor. Ekip kapasitesi düşükse veya kritik rolde boşluk varsa, ortağın işi sahiplenip teslim etmesi gerekiyor — bu farklı ekip yapısı, farklı sözleşme şekli ve farklı fiyat eğrisi demek. Bu ayrımı görüşmenin ilk 10 dakikasında yapamadığımızda, sonraki 20 dakika yanlış konuda gidiyor.

7) Bütçe aralığı + takvim

Yedinci ve son madde, uyum penceresini açıyor. Yukarıdaki altı maddeyi konuştuk; şimdi “bunu hangi pencerede çözmek istiyoruz” sorusunu sormamız gerekiyor. İki sayı önemli:

• Bütçe envelope: Bu engagement için ayrılabilen toplam tutarın aralığı. Yıllık değil, projenin tamamı için. (“3 ayda 200-400k TL” gibi.)
• Takvim: Hedef başlangıç tarihi (örn. Q3 2026 başı) ve istenen ilk teslim tarihi (örn. ilk dashboard 6 hafta sonra).

Bu ikisi gerçekçi olmalı. Bütçe-takvim ikilisi olmadan kapsam tartışması havada kalıyor: “altı haftada her şeyi yapın 50k TL’ye” beklentisi ile “yılı yayalım, 1m TL’ye geniş ekip kuralım” beklentisi arasında onlarca farklı şekil var. Bütçe NDA gerektiriyorsa söyleyin; bracket aralığını paylaşmak yine yeterli. Takvimde esneklik varsa “Q3’te başlamak ideal, gerekirse Q4’e öteleyebiliriz” demek bile bizden çıkacak teklifin şeklini değiştiriyor.

beynart tarafı: bizim getirdiğimiz altı belge

Hazırlığın iki taraflı olması gerektiğini söyledik. Görüşmeye geldiğimizde elimizde altı şey oluyor:

• Tek sayfa firm overview: Kim olduğumuzu, hangi sektörlerde çalıştığımızı ve son 12 ayın özetini gösteren özet.
• Benzer engagement örnekleri: Anonimleştirilmiş 2-3 case (sektör, kapsam, süre, sonuç).
• Fiyat aralıkları: Tipik engagement modellerimizin (advisory, ownership, hybrid) fiyat eğrileri. NDA altında detay verebiliyoruz.
• Ekip availability’si: Hangi roller bu çeyrek için boşta, hangileri bekleme listesinde.
• Süreç haritası: Discovery → diagnostic → proposal → kick-off adımlarını gösteren 1 sayfa.
• 12 maddelik partnership checklist: Bizden bağımsız kullanabileceğiniz, B2B özel yazılım partnership checklist PDF’i. Bu yazıdaki 7 madde ile tamamlayıcı; orası “ortak nasıl seçilir”, buradaki “ortak ile keşif görüşmesine nasıl gelinir”.

Bu altı belgeyi görüşme başında masaya koyuyoruz. Sizin yedi maddenizi de karşılığında almıyorsak, görüşme yine tek-taraflı tanışma turuna dönüşür; o yüzden bu yazıdaki listeyi ciddiye alıyoruz.

Sonraki adım

Yedi madde göründüğünden uzun ama çoğu için ekibinizde zaten cevap var; sadece bir araya getirilmemiş halde duruyor. 60-90 dakikalık bir hazırlık seansı, 30 dakikalık bir keşif görüşmesinin değerini ikiye katlıyor. Hazırlık dosyanızı tutmak için indirebileceğimiz bir template’i B2B özel yazılım partnership checklist sayfamızda paylaşıyoruz. 12 maddelik checklist ortak değerlendirmek için, bu yazıdaki 7 madde keşif görüşmesi için.

Yedi maddeyi yanınızda toplayıp bizimle keşif görüşmesi yapmak isterseniz bize ulaşın. 24 saat içinde NDA + takvim öneriyoruz; ondan sonra aynı 30 dakikayı en yüksek verimle değerlendirmek bizim ortak işimiz.